Hoe kan je een bestaand kwaliteitssysteem in korte tijd opnieuw structureren en voorbereiden op IFS-certificering?
Onze klant, een vleesverwerkend bedrijf, over hun traject en de rol die AuditQ daarin speelde.
Wat was de aanleiding om te starten met de certificeringsvoorbereiding en waarom was de timing zo bepalend?
“De aanleiding om te starten met de certificeringsvoorbereiding was de ambitie van het beleid om aan te tonen dat de organisatie sterk inzet op een vernieuwd en versterkt kwaliteitsbeleid.Tegelijkertijd wilden we verder investeren in de ontwikkeling van het bedrijf om nog beter te voldoen aan de verwachtingen van klanten en de evoluerende markteisen.De certificering past binnen een bredere strategie om onze concurrentiepositie te versterken, het vertrouwen van klanten te vergroten en de verdere groei van de organisatie op een duurzame manier te ondersteunen.”
Waar stond jullie kwaliteitssysteem toen jullie begonnen en wat waren de belangrijkste uitdagingen?
“De basis van ons kwaliteitssysteem was oorspronkelijk uitgewerkt met ondersteuning van externe consultants. Nadien werd het kwaliteitsbeleid echter niet op een consistente en structurele manier beheerd. Daardoor kon ook het kwaliteitssysteem niet duurzaam en consequent worden onderhouden en verder ontwikkeld.Bij de heropstart wilden we het bestaande kwaliteitssysteem daarom grondig doorlichten en optimaliseren. Het doel was een efficiënter kwaliteitsbeleid uit te bouwen dat duidelijk gestructureerd, eenvoudig te beheren en voor alle medewerkers toegankelijk en toepasbaar is.”
Wat heeft jullie tijdens het traject het meeste tijd bespaard?
“De grootste tijdswinst lag in het feit dat AuditQ het volledige kwaliteitshandboek systematisch doorlichtte en toetste aan de vereisten van de ACS- en IFS-normen.Hierdoor konden we eventuele hiaten en verbeterpunten snel identificeren, zonder dat alle documenten handmatig moesten worden nagekeken.”
Wat hadden jullie zonder AuditQ anders moeten doen?
“Zonder AuditQ zouden we aanzienlijk meer tijd hebben moeten besteden aan het handmatig analyseren en vergelijken van documenten.De tijd die hierdoor werd uitgespaard, konden we inzetten voor activiteiten met meer toegevoegde waarde, zoals het sensibiliseren van medewerkers en het uitvoeren van rondgangen in de productie om het kwaliteitsbewustzijn verder te versterken.”
Hoe reageerde het team op deze manier van werken? Is er iets veranderd in hoe jullie vandaag met kwaliteit omgaan?
“Doordat we het bestaande kwaliteitssysteem in relatief korte tijd grondig konden verbeteren, ontstond er een positieve dynamiek binnen de organisatie.Het efficiëntere kwaliteitssysteem maakte kwaliteit veel zichtbaarder op de werkvloer en versterkte de betrokkenheid van de medewerkers. Bovendien werd de communicatie tussen productie en de kwaliteitsdienst verbeterd.”
Wat zou je zeggen tegen een kwaliteitsmanager die twijfelt of een dergelijk traject in minder dan zes maanden haalbaar is?
“Een traject van minder dan zes maanden vraagt uiteraard inzet van de organisatie, maar met de juiste betrokkenheid en een efficiënt hulpmiddel zoals AuditQ is het een realistische doelstelling.De tijdswinst die het systeem oplevert, maakt het mogelijk om niet alleen sneller aan de normvereisten te voldoen, maar ook een kwaliteitscultuur te creëren die duurzaam verankerd is binnen de organisatie.”
Van certificering naar duurzame kwaliteitscultuur
Het traject toont dat technologie niet alleen kan helpen om de voorbereiding op certificering te versnellen. Door repetitief analysewerk te verminderen, ontstaat er meer tijd voor wat uiteindelijk het verschil maakt: medewerkers betrekken, kwaliteit zichtbaar maken op de werkvloer en een systeem bouwen dat ook na de audit duurzaam kan worden onderhouden.
